Wat is het afstemmen op behoeften van de omgeving tijdens het opstellen van teamafspraken?
Het afstemmen op behoeften van de omgeving tijdens het opstellen van teamafspraken betekent dat het team bij het maken van afspraken rekening houdt met de verwachtingen, doelen en werkwijzen van de mensen en teams waarmee zij samenwerken. De “omgeving” omvat onder andere de product owner, stakeholders, andere teams, en soms de klantorganisatie.
Binnen SCRUM is het belangrijk dat teamafspraken niet alleen intern goed werken, maar ook passen binnen de bredere context van het project of de organisatie. Afspraken die te veel losstaan van de omgeving kunnen leiden tot miscommunicatie, vertraging of tegenstrijdige prioriteiten.
Casus
Een Scrumteam werkt aan een nieuw online portaal. De product owner wil wekelijks updates ontvangen, terwijl het team gewend is om alleen aan het einde van de sprint te presenteren. Door af te stemmen op de behoefte van de product owner besluit het team om elke woensdag kort een voortgangsoverzicht te delen. Zo blijft de omgeving goed geïnformeerd zonder dat het team overbelast raakt.
Hoe zit het afstemmen op behoeften van de omgeving in elkaar?
Het proces van afstemmen op behoeften van de omgeving bestaat uit drie stappen: inzicht, dialoog en balans.
Inzicht
Het team brengt in kaart wie de relevante partijen in de omgeving zijn en wat hun behoeften zijn. Denk aan:
-
De product owner, die inzicht wil in voortgang en prioriteiten.
-
Andere teams, die afhankelijk zijn van elkaars werk.
-
Opdrachtgevers of stakeholders, die resultaten of updates verwachten.
Dit inzicht kan worden verkregen door gesprekken, observaties of eerdere ervaringen binnen de organisatie.
Dialoog
Tijdens het opstellen van teamafspraken bespreekt het team met de betrokkenen hoe zij het liefst samenwerken. Hierbij is open communicatie belangrijk: wat heeft de omgeving nodig, en wat heeft het team nodig om goed te functioneren?
Voorbeeldvragen:
-
“Hoe vaak wil je op de hoogte worden gehouden van onze voortgang?”
-
“Welke momenten zijn handig om samen te overleggen?”
-
“Zijn er afhankelijkheden met andere teams waarmee we rekening moeten houden?”
Balans
Het team zoekt naar een evenwicht tussen interne efficiëntie en externe afstemming. Niet alle wensen van de omgeving kunnen worden overgenomen, maar het team zorgt voor transparantie en duidelijke afspraken over wat wel en niet mogelijk is.
Hoe gebruik je het afstemmen op behoeften van de omgeving tijdens het opstellen van teamafspraken?
Het afstemmen op de omgeving is geen eenmalige actie; het hoort bij de continue verbetering van samenwerking in een agile context. Tijdens retrospectives kan het team reflecteren of de gemaakte afspraken nog aansluiten bij veranderende verwachtingen.
Praktische toepassing:
-
Breng in kaart wie de belangrijkste partijen zijn rondom het team.
-
Vraag actief naar hun verwachtingen over samenwerking en communicatie.
-
Bespreek als team hoe jullie hiermee omgaan en wat werkbaar is.
-
Leg afspraken vast, bijvoorbeeld over overlegmomenten, feedback, of rapportagevormen.
-
Evalueer regelmatig of deze afspraken nog goed werken.
Casus
Een team merkt dat de tester van een ander team vaak te laat betrokken wordt, waardoor er fouten doorsijpelen naar productie. Na overleg besluit men een gezamenlijke reviewmoment in te plannen midden in de sprint. Zo wordt beter aangesloten op de behoefte van de testafdeling.
Mogelijke uitwerking van de casus
-
Behoefte omgeving: tijdige betrokkenheid bij testactiviteiten.
-
Afspraken: gezamenlijke mid-sprint review met tester.
-
Verwacht effect: hogere kwaliteit en minder herwerk.
Tips voor effectief afstemmen op de omgeving
-
Betrek de product owner actief bij het formuleren van teamafspraken.
-
Wees transparant over beperkingen van het team (tijd, capaciteit, prioriteiten).
-
Stel heldere contactmomenten in om verwachtingen te beheren.
-
Documenteer afhankelijkheden met andere teams.
-
Herzie afspraken als de omgeving verandert (bijv. nieuwe stakeholders).
Volgende stap: Uitleg opstellen productafspraken