Meer informatie over Scrum Backlog Refinement
1 Doel
Het doel van Scrum Backlog Refinement is om Backlog-items voor te bereiden zodat ze tijdens de Sprint Planning direct ingepland kunnen worden. Dit betekent: duidelijk geformuleerde items, voorzien van acceptatiecriteria, eventueel opgesplitst in kleinere stories en voorzien van een inschatting van de complexiteit. Hierdoor verloopt de Sprint Planning efficiënter en voorkomt het team verrassingen tijdens de uitvoering.
2 Stappenplan
Splits het probleem in stappen, zoals:
- Backlog-items selecteren en voorbereiden
- Refinement sessie faciliteren en afronden
Casus
Een ontwikkelteam werkt aan een mobiele app voor het boeken van sportlessen. De Product Owner wil in de volgende sprint een nieuwe functie voor groepsboekingen toevoegen.
Backlog-items selecteren en voorbereiden: De Product Owner selecteert het item “Als planner wil ik meerdere deelnemers toevoegen bij het boeken” en vult alvast een korte omschrijving en eerste criteria in.
Refinement sessie faciliteren: Tijdens de Backlog Refinement stelt het team vragen, zoals “Wat gebeurt er als iemand zich last-minute afmeldt?”, en splitst het item op in kleinere stories (UI-aanpassing, logica voor toevoegen, bevestiging-email per deelnemer). Ze geven ook story points en markeren het item als klaar voor de volgende sprint.
2.1 Backlog-items selecteren en voorbereiden
De Product Owner kiest voorafgaand aan de sessie enkele Backlog-items die binnenkort geprioriteerd worden. Deze items worden alvast grof ingevuld met een korte user story, functionele behoefte en eventuele bijlagen zoals wireframes of klantverzoeken.
De Product Owner kan ook stakeholders raadplegen of eerder verzamelde feedback verwerken voordat het item besproken wordt met het team.
- Voorbereiden van user stories (wie, wat, waarom)
- Eerste inschatting van prioriteit
- Verzamelen van ondersteunend materiaal (acceptatiecriteria, flowcharts)
Correctieve feedback tijdens de uitvoer
Veelvoorkomende problemen tijdens deze stap:
- Items zijn nog te abstract of technisch onduidelijk.
- Belangrijke randvoorwaarden zijn niet genoemd (bijv. veiligheid, prestatie).
- Er is te veel werk in één backlog item gepropt.
In dat geval helpt het om als Product Owner extra tijd te nemen voor voorbereiding of kleine technische verkenningen met het team te plannen.
Tip
Gebruik een Definition of Ready als checklist om te bepalen of een item klaar is om in refinement besproken te worden. Denk aan: is het item klein genoeg? Is het doel duidelijk? Zijn afhankelijkheden bekend?
Tips voor stap Backlog-items voorbereiden
- Vraag stakeholders of eindgebruikers om feedback vóórdat je het item bespreekt met het team.
- Voeg eventueel voorbeelden, mock-ups of error-scenario’s toe aan het item.
2.2 Refinement sessie faciliteren en afronden
Tijdens de sessie bespreekt het team de voorbereide items. Het team stelt vragen, bepaalt technische impact en stelt verbeteringen voor. Grote items worden opgesplitst in kleinere stories. Als het team een inschattingsmethode hanteert (zoals Planning Poker of T-shirt sizes), dan wordt per item een complexiteitsschatting toegevoegd.
De Scrum Master faciliteert de sessie, zorgt voor timeboxing en bewaakt de focus. Na afloop wordt duidelijk:
- Welke items klaar zijn voor de volgende sprint (“Ready for Sprint”)
- Welke items nog extra voorbereiding nodig hebben
- Of er belemmeringen of afhankelijkheden zijn die de Product Owner moet oppakken
Tip
Werk met een vast format in de Backlog Refinement, zoals:
- Doel van het item (de Product Owner leest de user story voor)
- Vragenronde door het team
- Aanpassingen of opsplitsing
- Schatting & status bijwerken
Tips voor stap Refinement sessie faciliteren en afronden
- Timebox de bespreking van een item tot bijvoorbeeld 10 minuten om focus te houden.
- Zorg dat iedereen zijn stem laat horen — ook juniors of minder technische teamleden.
- Leg beslissingen en aannames kort vast in het backlog-item.
- Werk met visuele hulpmiddelen zoals het board of een gedeelde whiteboard-tool als items complex zijn.
Samenvattend
Scrum Backlog Refinement zorgt ervoor dat het team niet onvoorbereid de Sprint Planning ingaat. Het helpt om technische en functionele details vooraf te verkennen, grote items op te splitsen en samen een realistische inschatting te maken. Door refinements regelmatig en gestructureerd uit te voeren, verklein je risico’s tijdens de sprint en verhoog je de voorspelbaarheid van het werk.
Tips Scrum Refinement
- Houd refinements kort, gestructureerd en regelmatig (bijv. elke week een uur).
- Laat het hele team meedenken: Product Owner, ontwikkelaars en Scrum Master.
- Bespreek geen items die nog vaag of te ver in de toekomst liggen.
Volgende stap: Uitleg Scrum Sprint Planning